(dla kontrahentów w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Krajowym Systemie e-Faktur)

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku danych pozyskanych z innych źródeł – art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Polanowie przekazuje następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

1. Administrator danych.
   Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Polanowie, ul. Bobolicka 4, 76-010 Polanów, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją rozliczeń, wystawianiem i odbieraniem faktur oraz korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z Administratorem można kontaktować się także za pośrednictwem adresu e-doręczeń: AE:PL-47491-73404-FBTAS-17 oraz poczty elektronicznej: kontakt@zozpolanow.pl.
2. Inspektor Ochrony Danych.
   Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem e-mail: mateusz@epomerania.pl lub pisemnie na adres Administratora.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania.
   Dane osobowe będą przetwarzane w celu: (a) wystawiania, odbierania, przesyłania, przechowywania i rozliczania faktur, w tym faktur ustrukturyzowanych w KSeF; (b) prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej; (c) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku w szczególności z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, przepisami o rachunkowości oraz przepisami wykonawczymi dotyczącymi KSeF, w tym rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815 z późn. zm.). Dane mogą być także przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw.
4. Kategorie danych oraz źródło danych.
   Jeżeli dane osobowe nie zostały przekazane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, Administrator może je otrzymać od kontrahenta, jego pracowników, przedstawicieli, pełnomocników albo z dokumentów związanych z zawarciem i realizacją współpracy. Przetwarzane mogą być w szczególności dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o funkcji lub stanowisku, dane dotyczące reprezentacji i pełnomocnictw oraz dane ujawnione na fakturach lub w dokumentacji rozliczeniowej.
5. Odbiorcy danych.
   Odbiorcami danych mogą być podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, w szczególności dostawcy i serwisanci systemów informatycznych, systemów finansowo-księgowych i rozwiązań zintegrowanych z KSeF, a także inne podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora na podstawie właściwych umów. Dane mogą być również udostępniane podmiotom i organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym organom podatkowym, organom egzekucyjnym oraz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie związanym z funkcjonowaniem KSeF.
6. Okres przechowywania danych.
   Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, rachunkowego i innymi właściwymi przepisami, a także przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zgodnie z przepisami dotyczącymi KSeF.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą.
   W związku z przetwarzaniem danych przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz, w przypadkach przewidzianych prawem, prawo do usunięcia danych i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zakres poszczególnych praw może być ograniczony, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
8. Prawo wniesienia skargi.
   Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Obowiązek podania danych.
   Podanie danych osobowych wymaganych do prawidłowego wystawienia, odbioru i rozliczenia faktury oraz realizacji obowiązków księgowych i podatkowych jest obowiązkowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Niepodanie danych wymaganych przepisami może uniemożliwić prawidłową realizację rozliczenia lub wykonanie obowiązku prawnego.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
    Dane osobowe mogą być przetwarzane z wykorzystaniem systemów informatycznych, jednak Administrator nie będzie podejmował wobec osoby, której dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
    Administrator co do zasady przetwarza dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych usług informatycznych lub innych usług wspierających przetwarzanie danych doszłoby do przekazania danych poza EOG, nastąpi ono wyłącznie na podstawie mechanizmu prawnego przewidzianego w rozdziale V RODO, z zastosowaniem wymaganych zabezpieczeń.
12. Informacja o Szefie Krajowej Administracji Skarbowej.
    W ramach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur odrębnym administratorem danych przetwarzanych w KSeF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Aktualna klauzula informacyjna Szefa KAS jest publikowana w serwisie podatki.gov.pl.